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ストーリーを”資料”に落とし込む/プレゼンってなんだ?

AUTHOR :  田中 耕比古

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田中 耕比古
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伝わる資料=聴衆のことを考えた資料

本特集では「プレゼンテーション」を成功させるための考え方を整理します。(本文中のスライドは”IDPC:国際開発を目指すプラットフォーム”が企画・運営する”第5回国際開発プランニングコンテスト”での講演内容に加筆・修正・補足したものです)

前回は「骨子(ストーリー)をつくる」ということについて、異性をデートに誘うというシチュエーションを例に挙げて説明しようとしたがために、ついつい熱がこもってしまって長々とご説明してしまいましたが、今回はサラリと行きたいなと思っていたのですが、ついつい長くなりました。ご容赦ください。

(おさらい)伝える ためのステップ

プレゼンづくりの5ステップは、このようになっています。(と、僕は思っています。)

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資料に落とし込むためのポイント

資料にするとはどういうことか

前ステップで骨子をつくったわけですので、資料は、「骨子に沿って、コンテンツを配置していく」というのが基本です。

しかし、起こりがちなのが「規定路線から外れてしまう」「新しいファクトを見つけてしまう」という”言いたい事のズレ”・”言いたい事の増加”です。戦略コンサルティングでいえば「仮説を検証していたら、言いたいことが増えたりズレたりしてしまう」という状況ですね。うん。良くあります。

ここでは、あくまでも当初定義した「対象(聴衆)」と「目的」に忠実になるべきです。従って、チェックの視点は「ちゃんと話が流れているか」「ちゃんと理解されるか」ということになり、不要な情報が入っていれば排除する、ということが重要です。

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 (参考)読んだだけで分かる資料 とは

資料には2種類あります。それは「読んでも分からない資料」と「「読んだだけで分かる資料」です。詳しくは別の機会でお話ししたいと思いますので、ここでは、ざっくりした説明に留めます。戦略コンサルティングの現場においては「読んだだけで分かる資料」を作る傾向にあります。理由としては、顧客社内でその資料が配布された場合に”ちゃんと誤解なく伝わる”ということも”価値”のひとつであるからです。

一方「プレゼン資料」というと「読んでも分からない資料」をイメージする人も多いと思います。例えば「フォントは42以上で」とかいう指定があるケースもあります。(正確には、「フォント42以上で、読んでわかる資料をつくれ」という指定なのだとは思いますが・・・)しかし「プレゼン資料=読んでも分からない資料」というのは誤りだと思います。聴衆が「深く理解したい」という場合には、きちんと細かな情報を記載しておくことがネガティブであろうはずがありません。

プレゼンそのものの目的と照らし合わせ、その後の資料の使われ方を含めて考慮して「最適な詳細度の資料」をつくることが重要です。

他人に「わかりやすい」資料を作るために

プレゼンの目的が「対象=相手/聴衆」の態度変容を促すものであることを踏まえると、資料が「他人に分かりやすい」ということがとても重要です。そのため、資料作成において「客観的な視点を持つ」ということが鉄則となります。

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プレゼンを客観視するためには、具体的にどういう事に気を配れば良いでしょうか。幾つかコツがありますので、代表的な3つをご紹介しましょう。(僕自身が実践しているものです)

【紙に書く】紙に書きましょう。書かれない思考は思考ではない、という名言を残した方が某コンサルファームにいらっしゃいましたが、これはまさしくその通りです。紙に書く、という行為は、まさに「言語化」「視覚化」しています。”頭の中にあるもの=主観的にこれかなと思っているもの”を、”紙に書いてあるもの=客観的にそこにあるもの”に変化させることができます。これにより、論理破綻をしていないか、欠落している情報は無いか、といったことを冷静に見やすくなります。尚、いきなりパワーポイントに向かう人も多かろうと思いますが、それはあまりお薦めできません。パワーポイントは「なんとなく整理された感じ」「それっぽい感じ」を醸し出してくれますので、考えをまとめるには不向きです。まず、紙に書き、それを客観的に評価してから、パワーポイントで資料化するのが正解です。

【声に出す】紙に書いたものを、声に出して読んでみましょう。プレゼンでそのまま読むかどうかは別にして、「書かれた文章を音読する」というプロセスは、非常に客観的に文章をみることにつながります。句読点の位置なども含め、自分がアレッ?と思うようなら、他人は100%アレっと思います。スラスラ読める+それを聴いた自分が違和感が無い、というところを目指して文章・文体を調整していきましょう。

【一晩置く】ラブレターを深夜に書くと、自分の中の”ぽえまー”が目覚めてしまうことってありますよね。そんな日は、できればポストに投函しないで(もしくは、メールの送信ボタンを押さないで)一晩寝てから再考するのが大人の対応です。カレーは一晩おくと美味しいといいつつ、実際には雑菌が繁殖して再加熱しても全ては死滅しないから大変、みたいな話もありますがラブレターは必ず一晩おきましょう。そして、時間が許すならば、プレゼンも一晩おきましょう。朝、クリアな頭で再読すると、ちょっと気になる部分がでてきたりしますので、そのあたりを修正していくのがおすすめです。尚、「完成した状態で一晩おく」ということが前提となります。プレゼン全体が仮に完成していなくても、その章、もしくはそのページが完成している状態で一晩おくことが「客観性」には重要です。

次回は、資料が完成した上での、最後の仕上げについてご紹介します。

ちなみに、カレーを一晩おく場合は、冷蔵庫で保管すると菌の繁殖を抑えられますよ。これ、マメです。

連載記事一覧

  1. プレゼンテーションの種類
  2. 大切なのは「勝ち」を定義すること
  3. 勝ち”を意識して組み立てる
  4. 伝え方を考える
  5. プレゼンの”骨子(ストーリー)”をつくる
  6. ストーリーを”資料”に落とし込む (今回)
  7. 最後の仕上げ
  8. (A)話すことの優先順位を決める
  9. (B)レベルに応じて適切なメモをつくる
  10. (C)リハーサルをする
  11. 本番」を乗り切るためには”忘れる”→”演じる”→”牛耳る”でOK
  12. 達のために感想を訊こう

(本特集の記事一覧はコチラでもご確認いただけます)

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