”考え方”を考える|ほうれんそう(報告・連絡・相談)は、なぜ重要か?:情報は共有されて初めて価値を生む

AUTHOR :  田中 耕比古

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田中 耕比古
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報・連・相のコツは、”目的・ゴール”を明確にすること!

本日は、世の中で口酸っぱく言われている割に、何年たっても言われ続けている=結局浸透しきっていないんだろうな、と思われる「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」について考えてみます。

当たり前ですが「報告」「連絡」「相談」のことです。

さて、もはや全員知っているだろうという前提でお話を進めていますが、念のため解説しておくと、ほうれんそうとは、「報告」「連絡」「相談」のことです。念のため、wikipediaから引用します。

報告 おもに上司からの指示や命令に対して、部下が業務や作業の経過や結果を知らせることのことをいう。

連絡 職場の上下関係にかかわらず、簡単な業務・作業情報を関係者に知らせることをいう。この場合、個人の意見や憶測は含まない方が好ましい。

相談 業務判断を行う際に自分のみの判断が困難なとき、意見を聞いて欲しい時に上司や先輩、同僚に参考意見を聞くこと。この場合、職場の上下関係はあまり関係しない。

出所:wikipedia

情報共有の種類、と理解しましょう。

情報は、共有することに意味がある。

情報は、共有することに意味があります。ソフトウェア開発のバイブル「人月の神話」の中でも「バベルの塔が失敗した理由は、コミュニケーション(と組織)が欠落していたからだ」と述べられますが、コミュニケーション即ち、情報共有には非常に大きな価値があります。

反対にいえば、「共有されない情報は、価値を生まない」のです。

例えば、いまご覧いただいている「このサイト」もそうです。弊社の抱えるノウハウを社内に抱え込むのではなく、外部に惜しみなく出すことで、世の中全体の生産性が上がればいいと思っているわけです。情報を、僕自身が持っていることの価値を1だとして、それを10人に伝えると5~8くらいの価値になるでしょう。(その後、情報を受け取った人たちが、自分なりに解釈して、自分の仕事に取り入れていくと、10~15くらいになると思います。)そこに留まらず、このメディアを使うことで100人に届けば、きっと50~80(将来的には100~150)くらいの価値を生むでしょうし、1,000人に届けば、500~800(将来的には1,000~1,500)くらいの価値になります。1万人なら?10万人なら??

情報によって、社会全体が得られる便益が増大していくことが、情報拡散の特徴です。(収穫逓増ってやつですね)

ちなみに、この情報拡散によって「考え方」が浸透していくことは、結果的に、僕たちの提供する「コンサルティング」や「データ分析サービス」の価値を理解してもらうことにつながると思ってます。さらに言えば、これらの記事を読んだ結果、弊社(株式会社ギックス)に興味を持ってもらって、一緒に働きたいとか、仕事を依頼したいとか思ってもらえると嬉しいな、というスケベ心も、もちろんあります。ただ、それらはあくまでも副次的なものであり、情報そのものが生み出す価値が”共有されることで増加する”ということが、このメディアで情報発信をしている意味です。(とはいえ、皆さんからのお問い合わせを僕たちは心からお待ち申し上げていますよ!(笑))

ほうれんそうすべてが等しく重要だが、「使い分け」を意識しないとうまくいかない

さて、その「情報共有」の形態としての「報告」「連絡」「相談」ですが、それぞれをしっかりと使い分けることが重要です。これをごちゃ混ぜにする人が多いので、世の中は混乱し、田畑は荒れ、民は飢え、一向に業務は効率化されないわけです。

この「使い分け」のための最重要ポイントは”目的”を理解すること、です。

以前、「文字が多いパワーポイントは、本当にダメなのか?」でも述べたように、会議なり資料なりは”目的”があってはじめて、どうつくるか・どう組み立てるか が決まります。これは情報共有の場合でも同じです。何のためにその情報を共有するのか?が明らかになっていること、即ち、情報を共有した結果、どういう判断なり行動なりをしてもらいたいのか?が、情報を受け渡しする双方において、しっかりと相互理解がされていることが大切です。

特に意識すべきは「結果」です。

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「報告する」という場合、一般的に、なんらかの判断や意思決定をしてもらうことが多いです。ということは、報告に際しては、そのために必要な情報をしっかりと揃えておくことが求められます。

「連絡する」というと、これぞまさに”情報共有”という感じです。大事なのは「ちゃんと伝えましたよ」ということです。これはリスクヘッジにもなります。(但し、伝えたんだから自分に責任は無い、というような対応は社会人としてはNGなので、そういう場合は「連絡」ではなく「相談」をするのが大人の嗜みというものです。)ちなみに、物事が万事うまくいっている時にも定期的に、”うまくいっている”ということを「連絡」しておけば、相手は安心します。

「相談する」の際には、アドバイスを求めることになります。困りごとを明確にして、それに対するアドバイスをエキスパートや有識者に求めましょう。この際には、相手が自分の困りごとが理解できるように、しっかりと整理することが求められます。特に、自分の抱えている問題・課題・困りごとは、自分にとっては毎日考えて取り組んでいる内容ですが、相談される相手にとっては”初耳”であることが多いわけですから、しっかりと整理して、しっかりと伝えきることが大切です。

これらの観点で、今回の情報共有は「ほう」「れん」「そう」のどれが適切なのかを見極め、さらに、その目的においてはどのような情報をどの順番で伝えるべきかを考えることによって、「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」は形骸化せず、意味のあるものとなるでしょう。

(ほうれんそうに限らず)仕組みを作っておくと安心

ここまでは、ほうれんそうの重要性と、そのためのコツについてお話してきました。しかし、少し観点を変えれてみましょう。各自の意識だけに頼らずに、自動的・あるいは、効率的に「報告」「連絡」「相談」ができてしまうようになれば、個々人のスキルに依存しない情報共有が可能になります。

もっとも一般的な例は、「朝会」や「週次MTG」などの打ち合わせでしょう。いわゆる「情報共有会」です。ただし、目的を明確にしないで、会そのものが形骸化しているというケースが散見されますので、先ほど述べたように「目的を明確にする」ことは忘れないことが肝心です。

あるいは、「日報」や「週報」を書いて提出する、ということもあるでしょう。ただ、これは「頑張って書いて提出してるけど、誰にも読まれてないぞ」と作成者が気づいて、どんどん真面目に書かれなくなる、という性質があります。(情報共有がうまくいかない理由の半分は、”共有される側”にあるんですよね。)

そういう”業務運用では避けにくい課題”を解決しよう、という視点で開発されたITソリューションも数多くあります。たとえば、ソフトバンク・テクノロジーのMobile Perfect SPなんかはそうでしょうね。

導入のメリット

  • 社員の報告レポートを即時で集計することができます。
  • クラウドサービスのため、すぐにご利用開始できます。
  • Office365、Googleの予定表と連携することでテキストを入力しなくても簡単に報告が可能です。
  • 初期費用がなく、1アカウント100円/月のために手軽に開始できます。
  • CSVによる一括登録が可能なため、社員数の多い会社様も簡単に登録・管理ができます。
  • スマートフォンによるアクセスが可能なため、分かりやすいUIによりマニュアルが不要です。
  • 管理画面は、iPadによる操作も可能です。タッチ操作のしやすいUIになっています。

上記に限らず、こういうツールは「コミュニケーションをなんとかうまく回そう」ということを目指しています。このような、業務的な仕組みなり、システム的な仕組みなりをしっかりと日々の仕事の中に組み込んでしまうことで、「ほうれんそう」は形骸化する運命(さだめ)から逃れらるようになります。

ほうれんそうができる部下は優秀。ほうれんそうをうまく回せる組織は強い。

本稿で、僕が言いたかったのは、

  • ほうれんそうをちゃんとできる(個人的なスキルが高い)部下は、優秀だと評価されます
  • ほうれんそうが仕組みとして用意されている(組織力が高い)チームは、競争力が高い

という2点に尽きます。

本稿を読んだ「若手」の方には、ぜひ個々人のスキルを磨くことに専念していただきたいですし、「中堅~それ以上」の方には、組織力を高めるための業務的/システム的な仕組みの検討を進めてみることをお勧めします。

(※蛇足と承知で補足しますが【業務的な仕組み】としては、適切な会議体づくり=”情報を本気で共有させる意識づくり”、提出された日報に対する上司が読み込み&フィードバックの義務化=”書く意義の明確化”、日報の週報化&記入項目削減=”工数を減らしつつ意味のある情報共有”を実現する、などの「ノーコストで効果だけ得られる」打ち手が数多く考えられますので、ぜひ自社・自部門の状況に照らし合わせて考えてみてください。)

お知らせ:ギックス田中の本が出ました。

ギックス田中の2冊目の著書【 デキる人が「当たり前」に身につけている!『仕事の基礎力』 】が、すばる舎より出版されました。本ブログに連載中の「”考え方”を考える」の内容を体系的にまとめなおしました。高効率で高密度な仕事を実現するために何をすべきかを解説しています。

デキる人が「当たり前」に身につけている! 仕事の基礎力

一冊目「数字力×EXCELで最強のビジネスマンになる本(翔泳社)」も引き続きよろしくお願いします。ビジネス書らしからぬ、黄色い表紙が目印です。

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