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業務に最適なOffice365のライセンス形態の選定 ~Office 365 Businessをベースに機能追加する~

AUTHOR :   ギックス

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ギックス

Office365機能は全部使っていますか? ライセンス管理は面倒ではありませんか?

事務作業でも分析業務でも必ずと言っていいほど Microsoft Office は使います。2010年以前は買い切りのOfficeしかありませんでしたが、2011年のOffice365の登場によってライセンス契約での利用が始まりました。今では「Office365」と名の付くライセンス契約の種類は10個ほどあり、複雑になっています。今回は弊社のOffice365の更新タイミングでライセンス契約を見直したときのお話です。

※ライセンス内容、金額は2018年4月4日時点の情報です

Office365の使用状況の把握

弊社では色々な経緯があり「Office 365 Enterprise E3」を契約していました。この契約のライセンス料金は¥26,160/年(年契約時)と高く、会社で必要数分だけ契約した場合は無視できない金額になってしまいます。そのため、Office 365 Enterprise E3 の機能を使い切っているかを調査しました。

Office 365 Enterprise E3 は、Office365の基本機能(WordやExcelなど)に加えて、SharePoint や Skype for Business などのファイル共有やWeb会議などの機能が含まれたライセンス形態です。そして、それら機能の使用状況が下記です。

  • Word、Excel、PowerPoint:ほぼ全員が常用
  • Access:一部利用者のみ
  • SharePoint:一部利用者のみ(社外との情報連携のため)
  • Skype for Business:一部利用者のみ(社外とのWeb会議のため)

このように殆どの利用者が基本機能しか使っていません。また、弊社ではSlackやGoogleカレンダー、クラウドストレージ、無料のSkypeなどを使用しているため、社内コミュケーションでは Office 365 Enterprise E3 に付いているyammer、OneDrive for Business、Skype for Business は全く使いません。そのため、Office 365 Enterprise E3 は弊社の運用にそぐわないという判断に至りました。

Office 365 Solo VS Office 365 Business

Office365には家庭向け法人向けの2種類が存在し、それが、Office 365 Solo(¥12,744/年)と Office 365 Business(¥11,664/年)になります。 2つの機能的な違いとして、Office 365 Solo には Office 365 Business にないサポートサービス、Skypeから普通電話への月60分間の無料通話が付いています。以前はAccessが Office 365 Business に含まれていない事があったようですが、現在は Office 365 Business でもAccessが使えるため、機能面での違いは殆どありません。

この家庭向けと個人向けの最も大きな違いとして、ライセンスの購入形態があります。Office 365 Solo はライセンスキーを購入するのに対して、Office 365 Business は会社が必要なライセンス数を購入します。

Office 365 Solo の場合はライセンスキーを個人と紐付けて管理することになるため管理が煩雑になりやすいです。しかし、Office 365 Business は会社アカウントにユーザーを作成し、購入したライセンスを配布するだけです。メンバーが増えれば直ぐに買い足せますし、ユーザー間でのライセンス付け替えもOffice365管理画面から簡単にできます。

今回のOffice選定では、ライセンスをきっちり一括管理したいので 法人向けの Office 365 Business 基準にライセンスのグレードを決める事にしました。

Office 365 Business VS Office 365 Enterprise

Office 365 Business によって、ほぼ弊社メンバーの要求に応えることが可能です。しかし、一部のメンバーは Office 365 Business にない SharePoint や Skype for Business を使っています。そのため、一部のメンバーだけ Office 365 Enterprise E3 を契約し続けるか検討しました。

そこで以下のように機能別にライセンス内容を整理しました。

各機能内のセキュリティー強化や機能拡張はありますが、大まかにOffice365のライセンス形態は上位ライセンスが下位ライセンスの機能に新たな機能を追加しています。例えば「Office 365 Business + Skype for Business = Office 365 ProPlus」のようになっています。また、個別に機能ライセンスを購入することも可能です。(SharePointなどでライセンス料が2種類あるのは、各機能内の機能による違いです)

必要に応じて機能ごとのライセンスを付与する

以上の検討に結果、今回の弊社での要件を満たすために「全メンバー分の Office 365 Business + 必要数分の SharePoint と Skype for Business」のライセンスを契約しました。これによって無駄のないライセンス購入が出来たと思っています。また、SharePoint や Skype for Business のライセンスは会社の所有物ですので、案件の担当変更等でSharePointなどの利用者が変わった場合は、ユーザー間でのライセンス付け替えを行えば良いだけです。

Office 365 Enterprise E3 によって、全てのオフィス業務やコミュニケーションをMicrosoft製品で統一するやり方もありますが、弊社のようにSlackや他社のクラウドストレージを使用している場合は、Office 365 Business をベースとして、必要な機能ライセンスを個別で購入する方がコストは抑えられます。

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